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管家婆分销ERP电脑通讯解决方案
更新时间:2018.07.14    浏览次数:

任我行软件®ERP

分销管理系统

解决实施方案

 TOC \h \z \t "标题 2,1,标题 4,2,标题 5,3,标题4,3" 关于“任我行”... PAGEREF _Toc46635486 \h 3

一、概述... PAGEREF _Toc46635487 \h 4

1、何为ERP... PAGEREF _Toc46635488 \h 4

2、为什么要使用ERP... PAGEREF _Toc46635489 \h 4

3、选择适合本企业的ERP分销管理软件... PAGEREF _Toc46635490 \h 5

4、任我行ERP分销管理系统特点... PAGEREF _Toc46635491 \h 6

5、适用对象... PAGEREF _Toc46635492 \h 9

二、 产品结构... PAGEREF _Toc46635493 \h 10

1、网络结构图... PAGEREF _Toc46635494 \h 10

2ERP分销管理产结构图... PAGEREF _Toc46635495 \h 11

1)产品结构分析... PAGEREF _Toc46635496 \h 11

2)典型运用流程... PAGEREF _Toc46635497 \h 13

三、实施服务和实施方法... PAGEREF _Toc46635498 \h 21

1、计划实施... PAGEREF _Toc46635499 \h 21

2、系统培训... PAGEREF _Toc46635500 \h 24

3、业务模拟测试... PAGEREF _Toc46635501 \h 25

4、运行后评估... PAGEREF _Toc46635502 \h 26

5、系统转换运行... PAGEREF _Toc46635503 \h 26

6、运行维护... PAGEREF _Toc46635504 \h 27

附:... PAGEREF _Toc46635505 \h 27

1、产品简介... PAGEREF _Toc46635506 \h 27

(一)、系统管理... PAGEREF _Toc46635507 \h 27

(二)、基本信息... PAGEREF _Toc46635508 \h 29

(三)、期初建帐... PAGEREF _Toc46635509 \h 33

(四)、仓储管理... PAGEREF _Toc46635510 \h 34

(五)、采购管理... PAGEREF _Toc46635511 \h 36

(六)、销售管... PAGEREF _Toc46635512 \h 38

(七)、借欠管理... PAGEREF _Toc46635513 \h 41

(八)、往来管理... PAGEREF _Toc46635514 \h 41

(九)、财务管理... PAGEREF _Toc46635515 \h 42

(十)、辅助业务... PAGEREF _Toc46635516 \h 43

(十一)、单据处理... PAGEREF _Toc46635517 \h 46

(十二)、在线传讯和版本信息... PAGEREF _Toc46635518 \h 46

2、应用效益... PAGEREF _Toc46635519 \h 47

l     业务方面... PAGEREF _Toc46635520 \h 47

l     办公信息交流方面... PAGEREF _Toc46635521 \h 47

 

 

 

关于“任我行”

任我行软件发展有限责任公司为长期、专业地致力于企业管理信息化建设的、国家认定的软件企业、高新技术企业,为享有盛誉的《管家婆》中小企业管理软件开发商。公司的中期发展方向,一是以《管家婆》品牌为基础,继续发展面对小规模企业的、通用化管理软件;二是全面发展面对中等规模企业的财务、业务、办公等信息化管理系统的电子商务解决方案,并形成自有的ERPSCMCRMOA基础平台产品。

    1994
年初,凭借一流的市场意识,我们比国内大形势(党的15)提前3年认准了中国中小企业的潜力,并将主力转向软件,1996年初,推出《管家婆》进销存财务一体化管理软件。该软件充分考虑到中国国情下的中小企业规模小,管理不健全等特点,方便实用的“傻瓜式”操作恰到好处地解决了中小企业财务管理中的许多现实问题。5年来,与《管家婆》软件竞争的产品中,90%已经在市场上销声匿迹,但《管家婆》软件凭借独特的产品定位和创新的营销手法,在变化与竞争空前激烈的软件市场上,深入民心,呈长盛不衰的向上势头。目前,我们已经形成遍布全国所有省区的1000多个分销零售网点,拥有十万多用户。可以说,《管家婆》软件不仅是中国中小企业管理软件的创始者和领航者,也是中小企业管理软件的代名词,并籍此获得业内人士、尤其是客户广泛的认可。

    1999年,互联网泡沫的破灭使电子商务回归到与传统企业应用为基础,随着国内互联网基础设施的不断完善,基于互联网的应用逐渐趋于成熟,为了满足国内企业电子商务的强烈需求,任我行软件发展有限公司在结合自身成功实施(物流管理、OA管理、CRM管理),和对中小企业管理需求在大批"管家婆"客户的调研,推出积聚管理智慧和思想的"任我行-企业信息化管理解决方案":供应链(SCM)、在线分销(DRP),客户关系管理(CRM)、办公自动化(OA),并在一批客户中实施成功。

    领先一步并非难事,步步领先绝非偶然!准确的产品定位给我们初期发展一个相对较好的起点,但我们确信,我公司所拥有的不断创新和自我改善的能力,以及由此而逐渐打造出的企业“结构化优势”,才是我们真正的核心竞争力。7年来,正是若干集理智与激情于一体的大胆的创新和求变,引导着我们从小到大、从弱到强,不断超越每一个曾经走在我们前面的对手,并在此快速而稳健的过程中,为我们下一轮的冲刺,奠定了良好的团队、体制、管理、研发、市场等基础。

一、概述

1、何为ERP

ERP,即企业资源计划,它是由MRP(制造资源计划)发展而来的, 90年代初,美国Gartner Group公司用一系列功能标准来界定ERP,其定义如下:

    超越了MRPⅡ的范围和集成功能;

    支持混合方式的制造环境;

    支持动态的监控能力,提高业务绩效;

    支持开放的客户机/服务器计算环境。

ERP最初是一种基于企业内部供应链的管理思想,它在MRPⅡ的基础上扩展了管理范围。其基本思想是把企业的业务流程看作是一个紧密联接的供应链,并将企业内部划分成几个相互协同作业的支持子系统,如财务、市场营销、生产制造、服务维护、工程技术等,可对企业内部供应链上的所有环节如订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、销售、服务与维护、财务、成本控制、经营风险与投资、决策支持等有效地进行管理,从管理范围和深度上为企业提供了更丰富的功能和工具。

2、为什么要使用ERP

随着企业销售规模的扩大、业务的飞速发展,部分企业建立起覆盖全国乃至全世界的由销售分公司、地区总经销商、各级代理商或专卖店构成的多级分销网络。企业竞争,市场为先,企业分销网络已成为企业重要资源及核心竞争要素之一。
   
随着数字化时代的到来,企业面临来自各个环节的竞争,企业的反应速度是决胜的关键因素,作为企业的经营者如何合理地计划、管理、协调和控制分销资源已成为企业面临的一个无法回避的棘手问题。由于企业分销系统分布广泛,地域跨度大,且日益庞大,在企业日常运作中,必须很好地解决以下管理问题,才能更好地利用分销系统决胜于市场:

          如何及时了解企业各分支机构的销售情况和库存量?

          如何及时发现企业内部存在的积压和断货情况并及时协调?

    如何及时了解企业各个品种规格产品在各地区销售走势和比重情况,为企业制定下一步的销售策略和销售计划提供及时准确的依据?

          如何及时了解各级代理商、经销商的应收账款?

          进一步加快了企业的响应速度,有助于提高客户的满意度与忠诚度。

          如何加强系统内各单位费用控制,以进一步降低系统运行成本?

          如何进一步发掘企业潜力,扩大企业市场份额?

          如何快速收集竞争对手情况?

此时,为解决上述问题,企业中的有识之士,必然会引入ERP的概念。因为ERP不仅面向供需链,体现精益生产、敏捷制造、同步工程的精神,而且结合全面质量管理(TQM)以保证质量和客户满意度;结合准时制生产(JIT)以消除一切无效劳动与浪费、降低库存和缩短交货期;它还要结合约束理论(TOC,Theory of Constraint,是优化生产技术OPT的发展)来定义供需链上的瓶颈环节、消除制约因素来扩大企业生产的有效产出。

利用ERP管理思想,首先需要在整个企业中建立一个环环相扣的管理模式,使各个分支机构能在一个整体的ERP管理下实现协作经营和协调运作。把这些企业的分散计划纳入整个供应链的计划中,实现资源和信息共享。例如,在管理模式统一的ERP计划下,上下游机构、部门可最大限度地减少库存,使所有上游机构、部门的产品能够准确、及时地到达下游机构、部门,这样既加快了各分支机构的商品流通速度,又减少了各企业的库存量和资金占用,还可及时地获得最终消费市场的需求信息,从而使整个管理模式能紧跟市场的变化。如此一来,不但解决了上述问题,还大大增强了该管理模式在大市场环境中的整体优势,同时也使每个机构、部门均可实现以最小的个别成本和转换成本获得较大的成本优势。

21世纪,企业间的竞争将会演变为这种管理模式之间的竞争。

3、选择适合本企业的ERP分销管理软件

当前,市场上存在的企业管理类软件大体分为几类:

1、 国外ERP

ERP绝对是一个好东西,毋庸置疑,这是经过了国外成功的验证的。但是,企业或国度的差异,容易造成“水土不服”,并且达不到其本身应该达到的效果,好比国外的奔驰汽车,在国内公路上根本跑不出应该跑出的效果一样。同时,价格昂贵、实施周期长。

2、 国内ERP

国内的ERP软件,基本上没有各方面都比较成熟的软件系统,国内ERP软件的成熟需要一定的时间。

3、 购销存商务软件

该类软件是基于“后台管帐”思想设计的,只是对前台的购销存数据进行后台录入,达到管清楚帐的目的。任我行软件公司开发的“管家婆”系列是该类产品的杰出代表。

4、 财务软件

指大家通常的专业财务软件,如用友、金蝶、管家婆标准版等。适用财务部门使用。

如果您现在的需求是管好企业的分销业务,那么财务软件已经不能满足物流管理和销售控制的需要。但,是否放弃原有财务系统?或者是实施传统C/S购销存软件?又或是上ERP

您的选择很明显:

第一:必须基于广域网;

第二:必须能够处理采购、简明的生产成本管理、业务前端录入、分支机构实际库存、往来单位应收应付款、定单状态等;

第三:对原有财务系统提供接口,保护原有投资;

第四:软件操作简单;

第五:软件实施周期不能太长;

第六:软件的升级和维护方便;

第七:软件具有很好的向上兼容性;

4、任我行ERP分销管理系统特点

    “任我行ERP分销管理系统”吸取了SCMERPCRM的精神,集成了企业的物流、分销和办公系统等子系统。该系统根据目前大多数企业现状出发,在物流处理方面比较完善,业务流程控制能够很清晰地反映供应链上的实际情况,强大的网络权限控制,让所有与企业相关的分支机构、经销商、客户广泛地参与进来,真正实现分布应用、集中处理。 企业在时间、空间上的管理障碍已不复存在,异地的分公司、办事处和分销商,好比就在一间大的办公室、一栋大楼里面从事商业活动,从传统的各地数据“各自为政”到基于互联网应用的“统一指挥”,成为现实!正因为具有以下技术特点,使“任我行ERP分销管理系统”在同行业中脱颖而出:

   IP精灵技术

    解决了互联网上必须使用固定IP的问题。运用该技术,企业的服务器可以放在公司内部,只要该服务器通过ADSL、宽带等方式接入Internet即可。不用托管和租赁,企业外部用户通过IE浏览器直接输入IP精灵账号,就可以访问企业内部的服务器。从而节省了租赁和托管服务器的费用,使低成本的网上应用成为可能,大大降低了实现基于互联网应用的门槛。

   离线管理系统

    特别适用于网络条件不好或者上网费用较高的地方,网上网下同时工作。离线管理系统较C/S结构程序而言,还大大降低了操作难度。交换数据时,只需要和互联网连通,系统相互“自动”根据预先设定好的服务器地址,提取所需要交换的数据,而不需要传统方式的数据导入导出(比如交换磁盘、电子邮件、点对点拨号等),这样既保证了网上数据的实时性和一致性,同时大大降低了操作的难度,企业实现远程数据实时、动态的门槛也大大降低。

   强大网络权限管理功能

    管辖范围:可以设置一个职员的仓库管辖范围、商品管辖范围、客户管辖范围、供货商管辖范围、职员管辖范围、银行账户管辖范围、费用管辖范围、收入管辖范围等。把公司总部、分支机构、供货商、代理商、客户看成一个“广义的大公司”,通过丰富、但严格的权限分配,确保各部门、片区等,只能处理自己管辖范围内的业务,而不能处理自己管辖范围之外的业务。

    菜单操作权限:可以根据职员的职责不同,分配对菜单不同的操作权限。比如,南京办事处的销售员,可以给他分配一个权限,让他只能销售“南京仓库的某一类商品,给南京客户”,而不能销售其他地方的商品,也不能进行库存等其他业务的操作。

   良好扩展性

    与“任我行-OA/KM(办公及知识管理系统)”、“任我行-CRM Explorer(客户关系管理系统)”高度集成;并且提供与用友、金蝶、新中大、管家婆等财务系统接口。

          系统具备穿透查询功能

    具有汇总表->明细表->原始单据的穿透连查功能;
    
具有流水账->单据,单据<->单据,凭证->单据的穿透连查功能;
    
具有总公司-分支机构-分销商-代理商-二级代理商……客户穿透查询。

    对序列号的强大管理

提供了符合ISO 9000中产品追溯要求的序列号管理功能,结合采购、销售及分销系统,对产品的售后服务进行管理,解决了电子产品生产商的售后服务及打击伪劣假冒产品的急迫需求。让数目巨大、种类繁多的序列号在企业管理中清清楚楚、明明白白。

    采购获利、销售返利的智能计算处理

作为促进经销商销售的方式,积分返利已经被普遍地应用。“任我行-分销ERP(通讯行业版、电脑行业版)分销系统”根据企业具体情况,设计了积分返利功能处理模块。
    
在这里,用户可以自定义返利标准。无论是采用数量还是采用金额,还有具体的返利金额都由用户自己定义。无论返利执行还是获利执行,操作都轻松简单。系统还提供与返利、获利相关的查询功能。

    价格保护、补差的计算处理

该功能特别适用于手机行业、电脑硬件行业等企业。该行业的部分商品在市场上跌价非常快,对这部分商品实行价格保护,是供货商对保护经销商利益所采取的一种措施。

    促销价格管理

提供不同时期采用不同的促销价格的设定和处理,以适应经营活动产生的短时的价格变动。

   赠送、获增查询模块
     
对于赠送与获赠业务提供强大的查询功能。

   委托、受托代销铺货管理
   将委托、受托代销商品的管理与采购、销售的商品分开管理。使企业中代销商品的发货、结算、退货、调价、库存更加清楚。

   完善基本信息

基本信息的停用、启用功能,合理处理部分商品、客户、供应商等基本信息。

   图形菜单功能模块
    
提供可自由选择是否采用的图形菜单,该图形菜单直接通过图形反映菜单功能性质。比如单据类、查询类等;同时,图形导航功能直接体现企业业务流程,让使用者轻轻松松掌握系统的应用。

    办公自动化(OA)系统应用

任我行OA创造了一种全新的办公环境,使组织的每一位员工都能在同一个公司桌面环境下工作,合理统筹工作计划,安排个人事务,优化时间管理,从而真正实现电子化协同工作与知识管理。使员工随时随地可以使用一台可上网的电脑参与公司工作,方便地实现分布式办公和移动办公。
   
此外,任我行OA包含了一种开放式的沟通文化和团队精神,如合作伙伴支持、知识共享、员工关怀等,鼓励员工积极参与公司事务,提高企业凝聚力。

   业务流程严格控制、多重审批功能

   支持商品双单位

   互联网的灵活打印配置,支持单据套打

5、适用对象

任我行ERP分销管理系统是主要定位于中型、小型企业的电子商务全面解决方案,它侧重于对企业业务、财务等核心领域进行优化管理、全面控制,将企业前、后端的应用予以整合,基于互联网实现企业网络化实时管理,从而有效地改善企业的物流、资金流,在企业内部形成健全、畅通的信息流,为企业提供最新、最全面的管理数据,以满足企业高层人员决策分析的需求。如果您是具有如下条件的企业,那任我行ERP分销管理系统将是你的上乘之选。

1)        具有分支机构、门店等多点业务体系和以渠道分销为主的商贸、制造型企业,用以提高其分支机构、门店、分销体系的业务、财务管理,实现多点数据的远程汇总、分析和决策;

2)        管理流程化、规范化的企业及以此为目标的企业:

    企业(集团)库存管理

    企业(集团)采购管理

    企业(集团)分销资源管理

二、 产品结构

1、网络结构

所有的系统用户都通过互联网与服务器连接,所有的应用程序在服务器上运行,所有的数据也都存储在数据库的服务器中,使得客户端和业务处理端(总部、办事处、商业客户)不需要安装任何程序,只需一台可以上网的电脑便可以使用该系统,保证了系统安装时的简便、省时,免去了系统升级时必须到各个分支机构升级的麻烦,同时,随着公司扩张,系统可以无阻碍地被新发展的分支机构所应用,而无需再购买安装新的软件。

公司

总部

分公司

分公司

数据库服务器

异地用户

公司员工

Web服务器

公司员工

公司员工


零售



2ERP分销管理产结构图

1)产品结构分析

1)、产品主要模块

    销售管理

    采购管理

    仓储管理

    借欠管理

    往来管理

    财务管理

    辅助业务

    单据管理

    基本信息

    期初建帐

    系统管理

 

2)、“任我行—天地一网通”解决方案图

下面解决方安图结合企业实际应用,介绍了“任我行—天地一网通”整体解决方案图的具体体现,各个应用系统之间相互独立并相互关联,本着“整体规划、分布实施”的原则,企业可以有选择地实施各个系统。

公共工作平台

公告、论坛、资料

任我行天地一网通

个人工作平台

日程、邮件、资料

CRM Explorer个人模块

资金预算、计划及使用审核管理

CRM Explorer资金模块

Email

分销管理

订货、物流、往来帐

任我行ERP分销系统

直销管理

客户销售跟踪

CRM Explorer

购、销、存管理

任我行ERP分销系统

财务管理

管家婆 标准版

服务管理

客户服务跟踪

CRM Explorer

零售管理

店面POS

任我行分销系统


序列号

 
3)、“任我行ERP分销管理系统”产品总体结构图


往来管理

采购模块

销售模块

仓储管理

受托代销

委托代销

代销管理

销售订单

 

借进管理

 

借出管理

 

采购订单

 

仓储管理

 

销售出库单

 

采购入库单

 

应收帐款核算

 

零售管理

 

应付帐款核算

 

销售收款单

 

采购付款单

 

财务管理

 

委托发货

 

代销库存商品

 

受托入库

 

委托代销管理器

 

受托代销管理

 

委托结算管理

 

财务管理

 

受托结算管理

 



4)购销存业务结构




5)、代销业务结构



6)辅助业务结构

销售出库

价保执行

返利执行

未进行终端销售的客户

仓储管理

采购入库

财务管理

获利执行

赠送管理

获赠管理


2)典型运用流程

XX公司在成立5年来,由于公司全体员工的不断努力,已经将经营范围扩展到到了全国22个省、市。发展分公司15家,办事处7个,经销商43多个,零售点200多个。每天商品流量在1万以上。

由于各分公司、办事处以及经销商与公司总部相距远,且营销独立、与总部信息传播慢,致使总部不能及时准确地了解到各分公司、办事处及经销商的销售及库存情况;而且每月底、年底各分公司、办事处及经销售商报总部数据汇总不及时、差错多;总部对各地的销售情况难以撑握,不清楚分支机构库存数量、应收帐情况;尤其对在途商品情况不能及时了解。以上所述,都给公司的管理带来了困扰。

发展至此,公司董事会清楚认识到,现在的进销存管理已不能适应公司的高速发展。为了加强对物流的管理和控制,提高资金使用效率,增强企业的竞争力和经济效益;同时为了满足公司管理层对分公司及经销商所辖商品物流的变动状态进行时实的掌控,结合公司的实际情况,全公司在财务系统推行《任我行ERP分销管理系统》,进行物流的进销存管理。

为了帮助大家使用好该软件,现将该系统的操作说明下发各分公司,请各分公司参照执行。  

(注:蓝色字体为《任我行ERP分销管理系统》中所要用到的单据类型;分公司商品库对应分公司代管仓库库存数,分公司维修库对应分公司售后服务部代管仓库库存数。)

1)、分公司与经销商之间的业务往来

A、发货结算

分公司销售部

经销商

分公司财务部

分公司商品库

订单

签署意见

委托代销发货单

发出商品

付款

委托代销结算


⑴、分公司商品库发往经销商的商品

流程:

        订货单              签署意见                 委托代销发货单                   

经销商        分公司销售部              分公司财务部                 分公司商品

              经销商

说明:

①、经销商向分公司销售部提出进货申请,填写订货单

②、分公司销售部审核经销商订货单后签署意见转分公司财务部;

③、分公司财务部在核实经销商货款已收的前提下开出委托代销发货单

④、分公司商品库见此“委托代销发货单”无条件发货;

⑤、分公司商品库在货物发出后要催收经销商的收货确认函,存档备查。

备注:1委托代销发货单在打印时将按总部调整的固定格式,以发货单的方式提供给分公司商品库做为发货备查的依据。

      2、在资金未进入我公司控制账户前,确需发货,必须经财务经理加签后,物流会计方可制单做为发货指令提供给分公司商品库;此类情况下,单据无财务经理签字授权视同物流会计越权操作,视情况将给予物流会计以相应的处罚。

⑵、发往经销商的商品结转销售

销售确认的原则:

、客户资金进入分公司财务完全控制范围;

、货物已发出。

分公司严禁在上诉两条件唯一满足时,甚至无一条件满足时结转销售一经发现,将给予相关责任人以相应处罚

流程:                        

            核款                 核往来             委托代销结算单

资金会计             往来会计              物流会计                  备查

委托代销结算单打印后由资金、往来、物流会计会签后存档备查

说明:

、资金会计在核实经销商付款后,据实通知物流会计。如款项足额,则物流会计可直接开出委托代销发货单,通知库房发货,并开出委托代销结算单结转销售。

②、如经销商款项不足,则需由往来会计核对经销商是否有可供抵扣的价保、折让余额。如可供抵扣的价保、折让余额足额,则通知物流会计开出委托代销发货单,通知库房发货,并开出委托代销结算单结转销售。

B、退货业务

分公司财务

分公司商品库

分公司销售部

经销商

委托代销退货

未结算

已结算

销售退货单

退货申请

签署意见

入库单



⑴、发往经销商的商品未收款退货

流程:

       退货申请                签署意见                    入库单

经销商           分公司销售部            分公司商品库                  分公

委托代销退货单

司财务部                   经销商

            

说明:

①、经销商向分公司销售部提出退货申请,填写退货申请

②、分公司销售部审核经销商退货申请后签署意见;如数量较大,必须报总部销售部审批。

③、经销商凭经批准的退货申请,到分公司商品库办理退货手续;

④、分公司物流会计在收到分公司商品库的入库单前提下,如确认此批货物系未收款发出货物,则开出委托代销退货单

⑵、发往经销商的商品已收款退货

流程:

销售退货单

 前面流程同未收款退货                   分公司财务部                   经销商

说明:

①、前面流程同发往经销商的商品未收款退货;

②、分公司物流会计在收到分公司商品库的入库单前提下,如确认此批货物系已收款发出货物,则开出销售退货单

③、销售退货单打印后,由资金、往来、物流会计会签后存档备查

④、在做销售退货单时,应注意扣除已对经销商实施的对应该种商品的奖励。若是促销商品退货,则注意要以促销价退货。

2)、总公司与分公司之间的业务往来

分公司销售部

分公司财务部

总公司财务部

总公司成品库

分公司商品库

申请发货

核准申请

核准发货

同价调拔单

核准退货

入库单

分公司维修库

销售退货

入库单

申请退总公司

同价调拔单

不能退货

退回总司

同价调拔单

退回分公司


⑴、总部发往分公司代管库商品

流程:

               同价调拔单①                    同价调拔单②

总部商品库                  发往分公司商品                     分公司商品库

说明:

①、总部物流管理岗位按经审批的发货清单开出“同价调拔单”①

②、总部商品库见此“同价调拔单”无条件发货;

③、分公司商品库验收货物以后开出“入库单”交分公司物流会计;

④、分公司物流会计见此“入库单”开出“同价调拔单”②

注意:对于在途物资的管理责任由货物发出方负责。即发货方应督促收获仓库尽快验收。若在途时间较长,则将此商品先同价调拔入分公司的在库途。等分公司收到货后再开发往分公司的调拔单。

⑵、分公司发回总部售后成品

流程:

              同价调拔单                         同价调拔单

分公司维修部              分公司发回总部成品部                 总部售后中心

说明:

①、分公司物流会计按分公司售后的商品发货清单开出“同价调拔单”;

②、总部商品库验收货物以后开出“商品发货确认函”,此函同时交分公司物流会计和分公司售后;

③、总部商品物流会计见此“商品发货确认函”开出“同价调拔单”,确认进入总部商品库;

④、对不符合退货要求的退回商品(即:严重破损、不能退货之列),总部商品库将做原渠道退回处理。

⑤、分公司售后收到总部售后退回的不符合退货要求的退回商品,开出“入库单”,交分公司物流会计;

⑥、分公司物流会计见此“入库单”开出“同价调拔单”;

⑶总部发往分公司售后商品

流程:

                 同价调拔单                     同价调拔单

总公司售后中心                发往分公司商品                分公司维修部

说明:

①、总部售后根据“XX集团公司售后服务中心商品发货单”开出“同价调拔单”;

②、分公司维修部验收货物以后在“XX集团公司售后服务中心商品发货单”的“对方确认联”签字确认,同时向分公司物流会计及上海售后中心提供复印件;

③分公司物流会计见 “XX集团公司售后服务中心商品发货单” 的“对方确认联”复印件后开出“同价调拔单”,确认进入分公司维修部库;

3)、总部指令在分公司间调拨货物

流程:

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调货指令

A公司商品库

发往B公司商品

同价调拨单①

B公司商品库

同价调拨单②


说明:

⑴、在总部销售部作出调拨决定后,传递调拨清单至总部审计部;

⑵、总部审计部将由超级用户制单,制作调出公司商品库到发往目标公司商品(B公司在途库)的“同价调拨单”①,之后签字单据传真调出公司物流会计;

⑶、调出公司物流会计在传真指令加签后,发往分公司物流,调出公司物流据单发出商品;

⑷、调拨业务目标公司入库手续与总部直接发货相同,分公司物流出具“入库单”,分公司物流会计作“同价调拨单”②,自在途库调入商品库。

注意:分公司之间的调拔,必须通过总公司。

4)、分公司与分公司之间的业务往来

⑴、分公司售后向分公司商品库借用售后备用商品

流程:

            申请借货                审批               转签审批                

分公司维修部         分公司售后中心         总部审计部             分公司物流

     同价调拔单                 

会计               分公司商品库            分公司维修部

说明:

①、分公司维修部向总部售后服务中心提出需求申请,填写申请单;

②、总部售后中心审核批准后转总部审计部;

③、审计部转签批准后,批准传分公司物流会计;

④、分公司物流会计收存授权完整批件,制“同价调拨单”送分公司物流,向维修部出货;

⑵、分公司售后向分公司商品库还借用货物

流程:

               同价调拔单

分公司维修库               分公司商品库

说明:

①、此流程同分公司验收总部发货入库;

②、分公司商品库验收维修部交回货物以后开出“入库单”交分公司物流会计;

③、分公司物流会计见此“入库单”开出“同价调拔单”。

此处须注意:必须整套进出,不得拆分包装。

5)、其他类型业务往来

⑴、员工借(还)商品

说明:

员工同公司发生出货、结算、退回流程,及处理方法与经销商出货、结算、退回业务。因而,应在客户基本信息中添加员工姓名于其他类别下员工目录中。

⑵、核销分公司赠送业务

流程:

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总部审计部

赠机申请

分公司商品库

分公司申请人


分公司物流发货

物流会计签字

财务经理加签

赠送单

 说明:


①、分公司制作赠送申请单,总部申请;

②、总部审计部代为向总部负责人转达申请;

③、申请批准后,总部代为制作“赠送单”,并过账,尔后将签字后批件及“赠送单”,传分公司留档;

④、分公司物流会计在批件及“赠送单”副本上签字,并经财务经理加签后传物流出货。

⑶、发运存储遗失及理赔(含盘亏核准)

流程:

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原单收货方

制原单反向单据

原单出货方

损失责任单位

分公司商品库库

理赔后申请核销

委托代销出货单

收集损失证据

获得核销批件

损失责任单位

委托代销退货单

总部库

总部制同价调拨

总部报损

分公司

 说明:


①、出现发运存储损失时,分公司凭报损凭据制单,作原发货单据的反向单

②、再从原出货仓库中将损失数量以“委托代销出货单”开给责任单位或个人;

③、责任单位赔付后,财务经理在实际赔付凭单上签字,向总部申请核销;

④、总部批准核销后,分公司物流会计凭总部批件,将原挂出数量以“委托代销退货单”退入相应库;

⑤、总部据批件,将批复数量制“同价调拨单”,从相应分公司库调回总部库,

⑥、总部在总部库作“报损单”,并打印件签字;

⑦、“报损单”打印签字后,传分公司物流会计及财务经理加签后,发责任单位以作确认。

⑷、其他调整项目

所有其他项目在系统初始时,分公司均无授权,需用特种单据,可通过OA系统作出通知,需逐级报批的业务分公司提供传真申请。批准后,总部超级用户代制单据,并回复批件。

 

6)、因为总公司与分公司、办事处、经销商等各分支机构,在发生业务时主要以票据为准则和依据,所以在开帐前,除了做了开帐前的准备工作,还须就单据问题和各分支机构达成统一。

编号原则:

  根据不同的业务类型使用不同的业务单据编号

  不同的分公司使用不同的业务单据编号

1、 单据采用  

    业务类别编码—分公司字母编码(@@)—日期编码(0000)—单据号编码(000)

如:上海公司69日商品入库

                RS-SH-0609-001

2001为当日某类别业务单序号。

3、业务类别编码及适用的单据类型举例:

业务类别

编码

编码代意

适用的单据类型

分公司调入商品

RS

入商

同价调拔单

发出商品给经销商

FS

发商

委托代销发货单

与经销商结算

WX

销商

委托代销结算单

已收款商品退货

WJXS

委(托)结算退货

销售退货单

未收款商品退货

WWST

委(托)未结算退货

委托代销退货单

维修部门借(调)商品

DS

调商

同价调拔单

盘点多出商品

BY

报溢

报溢单

盘点丢失、坏损商品

BS

报损

报损单

销售商品

XS

销售

销售单

零售商品

LS

零售

零售单

 

 

三、实施服务和实施方法

系统实施方法论是管理和控制管理软件在企业实施应用的方法。它为企业管理软件在企业中的成功应用提供指导,如同在企业管理软件和企业应用之间架起一座桥梁,是软件产品实现企业应用的登陆艇。任我行公的ERP分销管理系统解决实施方案,为系统实施提供标准化的实施方法指导。

虽然“任我行ERP分销管理系统”秉承了管家婆的“简单、傻瓜化、易操作”的优点,但是,任何ERP管理软件在企业中的应用都是一个复杂的系统工程。因为其不仅涉及软件产品,而且需规范企业各部门的业务流程;不仅涉及软件应用,而且需协调组织;单是软件本身就存在管理领域大、功能齐全、数据关联复杂等特点,与财务软件或其它小型应用软件有本质的区别。 企业要想用好企业管理软件必须进行系统实施。其在企业中的应用效果不仅取决于软件产品的质量,更重要的是对实施过程的控制。因为企业管理软件能否成功应用受诸多环节和诸多因素的影响,事先不进行充分的准备和周密的计划是不可能成功的,即不进行系统实施是不可能成功的。

1、计划实施

1)、分销ERP实施动员会

让企业的中上层领导干部理解ERP的实施培训,用ERP的思想对企业现行管理的业务流程和存在问题进行企业级评议及诊断,寻求解决方案,明确预期目标,并规定实现目标的标准,要求完成需求分析和投资效益分析正式书面报告,成立项目组织,做出正确决策。

为保证企业[J1] 建立新的信息系统的成功,在实施动员会中必须加强以下实施关键因素:

1.         更新传统的观念和认识,与国际先进的管理思想接轨。

2.         在需要的时候调整和优化业务流程和管理机构,以保证项目顺利进行。

3.         明确项目的成功实施是双方的共同利益和责任。

4.         明确实施过程也是任我行软件发展有限公司[J2] 电子商务知识、技术转移的过程,因此实施将采用方合作的方式。

5.         建立明确的阶段目标和业务处理需求。

6.         严格控制项目范围。

7.         建立层次结构合理、功能齐全、职责明确的项目组织结构。

8.         挑选合适的双方人员在项目小组中承担合适的职责。

9.         按照各自的职责及时解决实施过程中出现的问题。

10.     及时审阅和响应对方提交的文件。

11.     定期检查项目进度与阶段目标及阶段成果。

12.     主要电子商务业务应在行业内的规范统一。

2)、业务流程整理和新业务流程定义

项目实施组和实施顾问先对任我行公司提供的业务流程进行分析。然后根据客户的实际情况对此业务流程进行修改。如果此业务流程与客户的实际情况差异较大,则在对客户的实际情况进行分析的基础上,制定出完全符合客户实际的新的业务流程。

3)、环境准备

操作系统安装:只需要在服务器安装windows 2000 sever(windows 2000 advanced server);安装最新的补丁程序;客户端要求使用IE 5.5以上;

数据库安装:只需要在服务器安装 SQL Server 2000;安装最新的补丁程序;

“任我行-网络化分销管理系统”安装和设置:需要在服务器上安装该应用软件,同时进行安装配置。

   互联网和局域网实施:服务器需要通过ADSL接入互联网,分支机构需要能够上网;局域网需要连通,供总部各业务部门使用。

其它软件的安装:建议为WEB服务器和数据库服务器安装防火墙软件等。

4)、编码规则定义

ERP管理中,对基本信息和单据都必须进行编码。如果企业对基本信息和单据的编码处理得好,则在企业运行ERP管理系统时,速度更快、效率更高、对各种数据报表的理解性更强。

在下面的产品简介中,有关于商品、客户、供应商、仓库等编码的详细说明。

5)、计划实施周期(计划为1个月)

   

时间安排

人员安排

主要工作内容

1、制定详细实施计划以及系统调研和管理咨询

一天

客户方:总经理、相关重要部门经理,网管

服务方:实施顾问

制定可行的详细实施计划,明确工作任务、双方责任人、达到的目标;对公司的业务管理现状进行详细的调研和分析

2、建立项目实施组织

一天

服务方:实施顾问

成立实施组织,项目领导小组,小组中包括管理、咨询、实施、服务相关人员;

3、产品安装调试

一天

客户方:网管

服务方:实施顾问

检查网络状况,确认安装环境;安装产品;

4、第一阶段的培训

两天

客户方:网管、具体操作人员

服务方:实施顾问

初始化培训以及产品的基础使用方式培训;

5、基础数据准备

一周内

客户方:相关人员

服务方:实施顾问

对软件运作所需的基础数据,制定编码原则和分类方法,收集静态数据,录入软件系统。

6、系统初始化

一周内

客户方:具体操作人员

服务方:实施顾问

(定期检查进度)

包括基本信息、期初所有数据的录入。经过严格的检查,确保信息和数据的正确性。

7、第一阶段试运行

一周

客户方:具体操作人员

服务方:实施顾问

(定期检查进度)

以公司的实际业务为依据,发现问题,解决问题,同时,对第一阶段的管理运作标准和制度不断完善和修正。

8、第一阶段评估总结

一天

客户方:总经理及相关人员

服务方:实施顾问

确认第一阶段的工作,解决遇到的困难,确认管理流程及制度;

9、第二阶段基础培训

一天

客户方:具体操作人员

服务方:实施顾问

解决在第一阶段实施中遇到的问题,以及培训比较深入的设置;

10、第二阶段管理培训

一天

客户方:经理级人员

服务方:实施顾问

培训软件报表工具的使用,介绍软件的整体流程;

11、报表的制作实施

一至两天

客户方:经理级人员

(明确需求)

服务方:实施人员

制作相关人员的报表,完成相关的权限设置

11、第二阶段评估总结

一天(2个月后)

客户方:经理级人员

服务方:实施顾问

沟通实施进度,解决剩余的问题;

12、验收工作

一天

客户方:经理级人员

服务方:实施顾问

确认原有运作方式的与现予系统的一致,正式开始脱离手工;

实施时间安排:(草案)

2天:成立实施工作小组,安排服务以及实施培训工人员;

4天:由培训并帮助客户方销售助理完成基本资料的整理和录入工作(及产品的初始化工作);同时,由实施顾问和客户方实施人员确定基本信息、OA的使用栏目和使用方式,并形成文档培训销售及相关人员参与使用

7天:业务助理补充录入当月的已发生的销售数据,保持销售数据的同步;客户方的实施人员学会使用“天通系统”以及了解他们的运作控制和维护;全员培训分销系统、OA系统的使用,了解该系统对于我们的意义,做到初步理解和应用;

10天:跟随业务的开展同步运作;讨论并修改系统设置,保证系统贴近相关工作;根据现有的情况制定分销系统、OA的规章制度,并将它们融入到公司的运作中去;

13天:与销售助理核对手工数据与计算机数据,找出数据不准确的原因,并在以后工作中调整和改进;进一步讨论OA的使用和和实施;尽可能让客户方的实施人员了解到系统的精髓,能够独立的对系统进行维护和修订;

30天:与手工正式保持准确,进一步完善管理制度,改进工作中不足;

2个月后:正式开始脱离手工管理,全面采用计算机管理;将公司的现行制度与计算机系统完善的结合起来,客户能够独立维护和修改系统,建立管理制度对于系统的计划、实施、反馈、修改、再计划的整个过程,全面保障系统的顺畅运作;

 

2、系统培训

1)、项目组培训

       任我行公司实施顾问将负责贵公司核心人员的培训,贵公司组织成立实施小组,成员应由专职人员和兼职人员共同组成,特别是小组负责人应熟悉企业的业务,具有相关的决策权。前提是每个操作员知道自己应该怎样操作,操作后系统发生那些变化。

2)、原理培训

        这一阶段主要是关于任我行ERP分销分销管理系统的应用背景和设计思路的介绍,让项目组成员了解任我行ERP分销系统的应用背景和设计思路,以便在使用这套软件时更加得心应手。

3)、业务梳理

“管帐”软件和“管理”软件最大的区别就在于是否具有对业务过程的管理,要让全部涉及该系统的人员在一套数据使用,就必须分清楚各业务岗位的职责范围。“任我行-天地一网通” 是基于网络开发的、结合CRM\SCM\ERP思想,重点解决流通领域、以解决分销、销售为重点的企业信息系统整体解决方案。

业务梳理过程中,我们需要把公司各业务部门、门店、办事处、分公司、供货商、代理商等看成一个“广义的大公司结合”,只是各操作员的权限不同而已。结合“任我行-网络化分销管理系统”强大的权限管理(管辖范围、菜单操作权限、OA设置和操作权限),把门店销售员、门店经理、门店财务、门店仓库、供货商、代理商的权限划分清楚。

管辖范围:可以设置一个职员的仓库管辖范围、商品管辖范围、客户管辖范围、供货商管辖范围、职员管辖范围、银行账户管辖范围、费用管辖范围、收入管辖范围等。把公司总部、分支机构、供货商、代理商、客户看成一个“广义的大公司”,通过丰富、但严格的权限分配,确保各部门、片区等,只能处理自己管辖范围内的业务,而不能处理自己管辖范围之外的业务。比如说,上海的工作人员就只能在上海的管辖范围内(仓库管辖范围、商品管辖范围、客户管辖范围、供货商管辖范围、职员管辖范围、银行账户管辖范围、费用管辖范围、收入管辖范围等)操作,而不能操作广东的业务。

 

菜单操作权限:可以根据职员的职责不同,分配对菜单不同的操作权限。比如一个销售员,只给他一个销售员应该具有的权限,而不能给他库管员的权限。

OA权限:可以根据工作人员权限范围设置权限。

 

综上所述,比如,上海办事处的销售员,可以给他分配一个权限,让他只能销售“上海仓库的某一类商品,给上海客户”,而不能销售其他地方的商品,也不能进行库存等其他业务的操作。在OA方面,就只能看到他应该看到的OA 项目。

4)、产品培训

使项目组每个成员对“任我行ERP分销管理系统”的每个功能模块都熟悉,知道如何运用。只有在熟悉软件产品的基础上,才更好将企业管理和ERP管理软件结合使用。

3、业务模拟测试

做好环境及人员的准备工作后,在基本掌握软件功能的基础上,将必要的数据录入系统,组织项目小组进行实战模拟,也称会议室模拟,并最终验收。工作准则和工作规程这时应初步制定出来,并在以后实践中不断完善。

1)、系统配置、

       成本算法、单据采用形式(税率格式、折扣格式、普通格式)、审核机制、单据的配置、税率等项的设置。

2)、安排数据准备工作

       基本信息、建帐期初的数据的录入。尽量与实际产品相符。

3)、操作员权限的划分

       模拟实际情况对使用者权限进行划分。

4)、检查数据准备

       需要录入的销售、采购等单据的准备。以及在录入这些数据后相应的科目的变化结果。以便验证在进行上述设置后是否能达到预期的目的。

5)、系统接口准备

硬件部分:如本系统与POS机、扫描设备等的接口。

软件部分:与其它应用软件系统传输数据接口软件的准备。

4、运行后评估

1)、实施方案测试结果

       我们为用户设计的实施方案初稿是否满足用户的需要。对实施方案的遗漏做修改,并进行了测试,完成实施方案的最后定稿,得到用户的确认。

2)、质量保证体系

通过对参与实施的用户人员进行培训和知识传授,编写完善实施过程中的各种文档,界定质量体系中每个人的职责和权限,从而建立起质量保证体系,确保在实施完成后企业能够达到对系统的完全掌握和不断改善的目标。

5、系统转换运行

这一阶段可以按平行依次实施或一步到位,也可以分阶段实施。即:是短时手工管理和系统管理的并行阶段。

1)、系统配置

       根据企业的实际情况,对系统配置进行设置。

包括:成本算法、单据采用形式(税率格式、折扣格式、普通格式)、审核机制、单据的配置、税率等项的设置。

2)、操作员权限

       根据实际情况,设定每位“任我行ERP分销管理系统”使用者的权限。

3)、期初数据的准备

       包括基本信息、期初各种数据的录入。这部分数据一定要准确无误。

4)、最终用户培训

这个阶段的培训,根据企业情况,可以由实施专家完成,也可以由项目实施小组成员完成。

6、运行维护

1)、辅助客户建立内部支持体系

ERP的运行最终是客户自己的系统,外部的咨询顾问只是提供阶段性的辅助服务。因此,长期稳定、高效的运行系统,客户必须建立起有效的内部支持体系,以便出现问题时,能在最短的时间内得到解决。任我行公司利用丰富的实施经验,会辅助客户建立有效的内部支持体系,使问题解决的速度大大提高;而且一定范围内,新进最终用户的培训都可以由客户内部支持体系来承担。

2)、电话、传真、电子邮件服务

在客户正式运行“任我行ERP分销管理系统”后,若遇到了难以解决的问题,可以直接致电、发传真或电子邮件到任我行客户服务部,任我行客户服务部将给予最详尽的解答。

3)、Internet 网络服务

我们可以通过远程登陆的方式登陆客户的系统了解具体情况,为客户提供更方便的服务。

 

 

 

 

 

附:

1、产品简介

本系统构架是由十一个不同的功能模块构成:采购管理、销售管理、仓储管理、借欠管理、往来管理、财务管理、辅助业务、单据处理、基本信息、期初建帐、系统管理,同时提供在线传讯和版本信息等辅助功能。各个模块相对独立和联系,都具有各自的输入、修改和查询功能,但是又相互影响。最大可能地满足用户对商品流通领域购销存的管理,尤其是远程管理。

现在就按实际操作时的顺序对上述模块进行介绍。

(一)、系统管理

系统维护中包括月结存、年结存、操作员权限、操作员登陆率、操作日志、系统开帐、系统配置、系统重建,以及通过离线版传输的门店数据。

其中,在开帐前必须在系统配置里根据贵公司情况,设置好成本算法审核机制、单据配置、单据编号和全局配置,是否采用序列号强制管理的方式。该类功能是业务流程操作的前提和基础。

  成本算法:系统提供三种成本算法,即:移动加权平均成本核算法、先进先出成本核算法、后进先出成本核算法。在开帐后,成本算法不允许修改。若是采用移动加权平均成本核算法,则系统不允许负库存。 

l  月结存

以某一时间作为本月财务的最后日期,并在当前账本处做一标记。 月结存将在账本中作月结存标志,以便准确划分每月账本,能够方便快速的对每个月的资产、采购、费用和利润等进行查询,不会对账本产生任何影响。月结存的时候建议输入正确的当前月的名称作为月结存名称。

l  年结存

以某一时间作为本年财务的最后日期,并将年结存后的年末数据作为下一个会计年度的期初数据。年结存将结存所有的账本数据,所有的单据信息将不复存在,将现在的结存值作为新一年的期初值,并清除本年的经营历程。

年结存后会清除所有的单据。数据备份可以保证在系统出错时把损失降到最低,还可以在年结存后查看上一年所有的单据和经营历程。

年结存后的数据将做为第二年使用本系统的期初数据,且可以对这些数据进行修改。确认无误后,进行开帐。

l  操作员权限

设置本系统的操作员、该操作员操作权限和权限范围。其设置、修改需要由超级用户完成,其他操作员只能在此权限中修改个人密码。

操作员必须是基本信息里的内部职员。

操作员权限是指操作员具体可操作的项目。如:成本权限的查看、单据的录入和审核等等。

操作范围是操作员对客户、供货商、商品、职员、仓库、账户、费用、其它收入这些基本信息可操作范围的限制。如:沈阳分公司的销售开单文员就只具有沈阳仓库的操作范围。

l  开账

各种期初数据都建立完毕并审校无误后建立各项期初后,正式启用本系统。开账表示从这个时候开始,启用本系统。所以需要反复核对数据的准确性。如果开账后发现数据有误,可以重建系统。

l  系统配置

设置系统个性化的配置。系统配置必须在建基本信息之前完成。包括单据格式(普通、折扣、税率)、负库存、自动编号、序列号等配置选择。用户配置中的折扣设置, 可以强制用户的折扣不能大于1

其中的序列号严密模式的选项,此选项,在开帐后不允许修改。在开帐后的制单中,序列号必须与商品一一对应。

l  系统重建

开账过后,如需重新建立各种基础数据,则从本栏进入。在开账后,期初数据将不能进行修改,在非常情况下,如期初数据确有错误时可重建系统。

重新系统重建将数据库中所有的数据清空,只保留基本信息,回到使用前的状况。在此可以有“清掉期初数据”和“清掉草稿单据”的选项,

l  门店数据

记录将各个分点传上来并导入本系统的数据。与“离线版”配合使用,在网络条件不好,或者上网费用较高的地方,通过离线版和"网络化分销管理系统"的数据接口,数据交换“一点通”,传送到门店数据中。

(二)、基本信息

在系统开帐前对公司基本信息录入。也可以在系统使用中对基本信息进行添加、分类、修改、停用、删除和查询。如果贵公司想暂时不使用某些基本信息,或想删除某些基本信息但该信息已有经营历程而不能被删除,可以采用停用功能。

注:在开帐后,有了经营历程的基本信息,是不允许被分类、删除。

l  库存商品

记录商品的名称、编码等基本信息,允许5级分类。该库是以“商品编号”为关键字,商品名称、产地或型号、规格可以相同,但不能有相同的商品编号。

建议:

1、设置原则:

(1)  可将商品的条形码作为商品的编号;

(2)  根据本公司的实际情况将商品分类编号,其方法如下:

①、将商品按品种或供货商分类。例如:分为主商品及辅助品两大类;

②、主商品名称按型号细分,可分二级类、三级类;

③、商品基本信息编辑权限由总部控制,分公司无此项目修改权限;


辅助商品(02

甲类商品(0101

乙类商品(0102

癸类商品(01NN

乙商品A型号(010201

乙商品B型号(010202

乙商品Z型号(0102NN

……

……

……

 



 

 


2、若按分类原则编号,则可遵循以下编码原则:

将商品分类,主商品为一类(编号01),辅助品为二类(编号02)。主商品又向下细分类。然后将各级编号相加,即为最终商品的编号。如上图所示。

l  客户档案

记录客户编号、客户名称、等信息。其特点是允许4级分类,每一级允许记录99万条信息。

建议:

1、设置原则:

客户资料

抚顺办事处(02020101

客户类(0201

职员类(0203

其它类(0204

河北01

辽宁02

……

……

沈阳分公司020201

大连分公司020101

贵州22

分公司类(0202

总部00



1)、客户类:客户名称为经销商的工商注册名称;

2)、分公司、办事处类:将公司分公司和办事处设在客户档案中;

3)、职员类:必须使用职员的地区+姓名。如果上海的职员李甲,在录入姓名时为:上海李甲。此类可在基本信息中添加,也可在实际发生单据业务时添加;

4、其他类:可设零售类、批发类等单独反映在分公司直接发生的业务。

2编码原则:

1)、经销商全称必须同上报总公司的经销商全称一致,对应简称由各分公司编制并上报总公司。该简称一经使用,在分公司层面所有资料中使用商家简称均按此为准,严禁自行编制客户称谓。

2)、简称编制规范为 “商家结算单位所处最小行政区划+商家工商核名关键词”,如“成都 双流 苏宁”;若连锁全省统一采购可以填写如“成都 苏宁”。

例:总部库的编码为00,分公司编码如下:

河北

HB

例图一

 
01


辽宁

LN

02

北京

BJ

03

山西

TY

04

陕西

SX

05

山东

SD

06

河南

HN

07

安徽

AH

08

上海

SH

09

内蒙

NM

10

湖北

WH

11

浙江

ZJ

12

江西

JX

13

湖南

CS

14

四川

SC

15

福建

FJ

16

广东

GD

17

新疆

XJ

18

四川重庆

SCCQ

19

四川成都

SCCD

20

云南

YN

21

贵州

GZ

22

省级编码(00)办事处编码(00)+经销商编码(00)

例如:四川成都办管辖客户名称“四川成都苏宁电器连锁有限公司”

四川成都办客户类的编码为2001  四川成都苏宁 编码为02

则“四川成都苏宁电器连锁有限公司”的编码为2 00102

3)、分公司“人员地区列表”在系统开帐后以Email送审计部备案,此后有变动则以Email即时通知变更。

l  供货商档案

记录供货商编号、供货商名称、地址、电话等信息。其特点是允许4级分类,每一级允许记录99万条信息。

供货商和客户的编号不能相同。供货商的编码原则可参照客户编码原则。

商品基本信息编辑权限由总部控制,分公司无此项目修改权限

l  职员档案

记录企业内部人员的信息。其特点是允许4级分类,每一级允许记录99万条信息。

建议:

1、保证各分公司、办事处职员列信息完整。分公司财务已明确业务人员所辖经销商的,且制度上已能动态把握此信息的,可将业务人员按办事处分类录入,并在结算时将业务员姓名填入经办人栏,此项操作可按业务人员实施销售统计。分公司职员编码可遵循如下规则:分公司代码(00)+部门代码(00)+人员序号(000);

2、职员信息需要将所有职员的信息录入,在制单据时必须在经办人栏选择填入经办职员姓名。

l  银行账户

记录公司的开户行、账号的信息。其特点是允许3级分类,每一级允许记录99万条信息。

建议:

银行帐户可按地区或分公司进行分类。

l  存货仓库

记录仓库编号、仓库全名等信息。其特点是允许5级分类,每一级允许记录99万条信息。

建议:

存货仓库可按分公司、办事处进行分类。即一类仓库就是一个分公司。

如:(参照分公司编码例图一)


总部仓库00

河北仓库01

贵州仓库22

辽宁仓库02

……

辽宁在途库0201

辽宁商品库0202

辽宁维修库0203

辽宁发回商品020102

发往辽宁商品020101



1、设置原则:

(1)、各级库房如图设置,其中在途库使用权限为总部与分公司共用。

(2)、各分公司代管库名为 省名+“库”,例如:辽宁分公司代管库——辽宁+“库”为“辽宁库”

(3)、分公司代管库下设辽宁商品库、辽宁在途库、辽宁维修库三大类,此级库房分公司不得自行增减,其中“辽宁商品库”对应分公司代管仓库库存数,“辽宁维修库”对应分公司售后服务部代管仓库库存数。

(4)、在途库下设2个分类库,按上下行方向分别反映在途商品;此类库房分公司不得自行增减,总部同分公司物流往来出入库两个环节由总部和分公司分别完成。

l  其他收入

建立采购收入之外的收入科目。其特点是允许3级分类,第一级允许记录99条信息。

l  费用类型

建立费用科目,可根据公司的具体情况自行添加、分类。其特点是允许3级分类,每一级允许记录99万条信息。

(三)、期初建帐

l  库存期初:各仓库中商品期初的数量、成本单价及金额。

l  应收期初:往来单位期初的应收款金额。

l  应付期初:往来单位期初的应付款金额。

l  固定资主期初:公司固定资产的期初。

l  待摊费用期初:公司和待摊费用的期初。

l  现金银行期初:现金金额及银行账户里期初的金额。

l  借欠期初:借欠与往来单位的借进借出业务的期初数量。借欠帐目记帐外库存,与帐面库存没有直接关系。即:借欠商品不能用作销售、代销、调拔。

l  委托库存期初:委托代销属已委托出库但未结算,故委托库存期初商品与库存期初无关。

l  受托库存期初:受托代销属已受托入库但未结算。在录库存期初时,无需将受托期初数量加入,只需要受托期初如实录入即可。因为开帐后,系统会自动将受托期初数量加入库存期初,包括序列号。

(四)、仓储管理

库存管理主要处理各种商品出、入库、调拨业务,即库存商品的收发存业务处理,同时提供了库存盘点、查询、报警等功能,以便企业及时掌握各种库存存货信息,进行存货的控制。

在库存成本方面可以选择使用先进先出、后进先出、移动加权平均成本核算法。

l  同价调拨处理

同价调拨是指将一个仓库中的商品平价调入到另一个仓库中,商品数量在两个不同的仓库之间作等量的转换。商品价值在两个不同的仓库间作等价的转换,即成本单价不变。

系统自动计算并管理出入库商品的成本。入库成本等于商品的出库成本,不产生任何价差。

l  变价调拨处理

变价调拨是将商品从一个商品调到另一个仓库,该商品的价格发生变化。

商品数量在两个不同的仓库之间作等量的转换,但是商品价值在两个不同的仓库间作不等价的转换。系统自动计算并管理出入库商品的成本。

变价调拨会使库存商品总值出现不真实的现象,也会使财务报表发生不真实的状况。在使用变价调拨单时,库存总价值发生了变化,即资产发生了变化。入库成本等于入库商品的[数量*新单价]。商品变价的价差记入“财务管理”的“变价调拨差价”。

l  报损单

在库存管理中,因意外情况而导致商品受损,商品价值会因此而打折,甚至丧失,因此要通过报损单来对仓库中的商品数量及金额进行调整,使账面与实际相符。

本系统中,由“库存盘点”“自动盘点”报损后会自动产生报损单草稿,输入时可直接调入草稿,提高录单效率。

l  报溢单

因故仓库中商品数量及金额增加,为使账面与实际库存情况相符,需开报溢单。由“库存盘点”“自动盘点”报溢后会自动产生报溢单草稿,输入时可直接调入草稿,提高录单效率。

l  成本调价单

调价单即调整库存商品的价格,实质上也是调整库存的价值,即指对 “商品成本价”的价格修改。

库存数量不改变,调价商品的库存价值及整个仓库的金额改变,变价后的差价写入“成本调价收入”。

l  生产拆装单

在实际工作中,一件商品可以分拆成多件不同的商品,而几件不同的商品可能组装成一件商品,系统据此提供了商品拆装单功能。整个拆装单分成三部分:第一部分:出货和入货仓库的基本信息。第二部分:出货仓库中所提取的商品名称、数量及金额。第三部分:入货仓库中所接收的商品名称、数量及金额。

此处,商品折装单还可用于换货。在第二部分中录入需要换出商品的名称,在第三部分中录入需要换回的商品的名称,即可完成换货工作。

l  库存状况表

可以查询任意一段时间内、任意仓库的库存状况,包括库存余量、借进借出状况、委托受托数量、成本均价及库存金额,并支持穿透式查询,直到一笔具体的原始单据。

l  虚拟库存状况表

较库存状况表,多了已进货订货数量、 已销售订货数量、 可销售订货数量,没有显示成本金额和库存金额。

l  库存分布表

可查看各个商品在各个仓库中的库存数量,分析库存状况。

库存状况表线性列表中,可选择是否显示库存为零的商品。

l  购销存汇总表

即汇总查询指定时间段内,某仓库商品库存状况,采购、销售、采购退货、销售退货、报损、调拨等进出库数量和金额信息以及本期库存状况。

l  出入库汇总表

即汇总查询指定时间段内某仓库商品入库、出库及库存数量信息。

l  库存上下限报警

该功能实现了对库存的监控,能很好的控制滞销商品的库存量,保证畅销商品的库存量,对监控滞销商品和畅销商品特别有效。用户既可设置某一仓库报警,又可设置合计仓库报警。

库存上限报警的商品,系统可自动生成销售单、进货退货单、报损单。

库存下限报警的商品,系统可自动生成进货单、销售退货单、报溢单。

l  商品调拔统计

该功能主要实现对同价调拔单和变价调拔单的查询。

l  生产模板

每个相对固定的生产关系都可做成一个模板。如果商品A需要由多种库存商品BCDEF组成,所需商品BCDEF固定不变的,而商品A又要经常使用,就可以做一个商品A的组成模板。

每次需要购入或销售该商品时,只需调出该模板即可生成该商品的草稿单据,这样就避免了每当要使用该商品时都要去做一张“商品拆装单”,它大大的减少了你的录入,提高了经济效率。

在生产模版具有筛选功能,根据模版名称,生成商品,摘要筛选。

l  库存盘点

库存盘点是指用户盘点后录入实际库存量,和电脑账对比产生一个差额,系统自动调整库存量,极大的节约了工作量。

(五)、采购管理

采购业务活动产生的资金的支出、仓库商品的变化及受托代销商品的情况应该予以记录、分析和查询,以便管理者及时的了解商品采购情况。而采购管理除了处理采购和受托代销订单、开单、退货、付款等业务以外还提供采购、受托代销信息的查询。

l  采购订单

公司及其远程分支机构可根据需求直接在网上下采购订单,并且对订单的执行进行跟踪和查询。

在单据录入时,在表格中可以录入名称进行模糊查找。

l  采购入库单

公司及其远程分支机构可以根据采购订单或是直接需求采购,在开具采购单时可以选择基本信息里的预设进价;

在开单选择单位时,列出供货商的往来余额;

支持商品序列号的管理。

l  采购退货单

在完成采购开单的操作后,若需进行退货处理,则需要填写退货单;

l  付款单

在先采购后付款的情况下,通过采购付款单将采购所付款及时入账,付款后现金或银行存款将减少,同时,应付也减少。系统提供按单结算功能,可以按照采购单结算。

支持采购、付款分开处理,也支持采购出库单和采购付款合并处理;

支持现付款业务、预付款业务、分次付款业务的处理

l  采购报表分析

采购报表分析提供了三种分析方式:

1、采购报表

反映了企业财务状况和采购情况的总结性文件,分为

采购日报:反映了企业特定某一天某仓库的采购情况,包括采购数量、均价、金额以及价税合计等信息;

采购月报:反映了企业特定某月某仓库的采购情况,包括采购数量、均价、金额以及价税合计等信息;

任意时间段采购报表:反映了企业特定时间段内某仓库的采购情况,包括采购数量、均价、金额以及价税合计等信息;

2、商品采购统计

是对某一时间段内采购商品的查询。在输入查询时间、和商品名称、客户名称、经手人和仓库名称的部分或全部信息作为查询的条件后,即可查询出所有符合条件的商品的编号、名称、单位、采购数量、单价、采购金额、价税合计等信息。

3、供货商采购统计

是对某时间段内与本公司发生采购业务的供货商的查询,包括统计供货商编号、名称、采购数量、单价、采购金额、价税合计等信息。

l  受托代销

受托代销,是指视同买断方式的受托代销,即受托方自己决定商品的售价,利润来自于进销差价。而不同于受托方收取手续费的受托代销。这部分模块包括:

1、受托代销收货

在收到供货商提供的代销商品以后,需要对该商品进行入库处理,则需要完成受托代销收货。在受托代销收货单审核过帐以后,引起数据变化为:

  库存商品增加

  受托代销商品数量增加

2、受托人销结算

受托人销结算是对代销商品供货商的受托商品结算清单。

受托结算单审核过帐以后,系统产生的变化如下:

        受托代销商品数量、成本金额、结算金额减少;

        银行存款或现金减少,若挂往来帐,则应付账款增加。

 

3、受托代销退货

对于未进行受托代销结算的商品,需要退回受托商时,采用受托代销退货商。

受托代销退货单审核过帐以后,系统产生的变化如下:

  库存商品数量、金额减少 (收到受托代销商品的平均价格或手工指定价格);

  受托代销商品数量、成本金额、结算金额减少。

注:对于已结算的受托代销商品需要退回受托商时,则采用采购退货单。

4、受托代销调价

受托代销调价是指对商品结算价的调整。如:将10件商品由先前的100/件的结算价调整为120/件,则录入的单价为120元。

  此调价单对账务数据没有任何影响,只在业务系统中调整受托代销商品的结算金额。

5、受托客户查询

在该模块中,可以了解到受托商品的如下情况:

        相关分布状况:了解某一个客户具体的每个受托商品的情况,包括数量、结算单价、结算金额、成本单价、成本金额等详细信息。

        明细帐本:点此按钮可查看针对某受托商、某商品受托代销的明细情况

6、受托库存查询

受托库存统计是统计受托代销商品的数量及成本金额、结算金额,受托收货单引起受托收货库存统计增加,受托退货单和受托结算单引起受托收货库存减少。可通过明细帐本查看引起该收货库存数据变化的明细单据,并可调阅原单据。 其使用与受托客户查询相近。

7、受托结算查询

受托结算查询是用于查询与往来单位的受托代销结算情况及未结算金额。在该查询报表中不仅能够对全部受托收货的商品进行查询,还能够对已结算或未结算的商品进行查询。

(六)、销售管理

销售活动是企业极其重要的利润来源。销售管理主要处理销售订单、销售开单、销售收款、销售退货等销售业务,和一些和销售有关的报表。可以实时动态掌握各种销售业务情况比如订单执行情况,进行信用控制;同时,便于分析当前的销售状况,制定销售计划。在此模块中,还包括对委托代销商品的控制。

l  零售单

零售和批发等其他销售不一样,前者适合于前台零售,全键盘操作、POS界面设计和支持扫描枪、小票打印机、收现找零抹零功能。

l  销售订单

远程分支机构或客户可直接在网上下销售订单,总部及时了解销售情况,并对订单的执行进行跟踪。

l  销售出库单

销售出库单支持多人同时在线远程录单,适合对固定往来单位的销售业务处理。可以处理现款销售、赊销等业务。销售开单过账后,出货仓库的库存商品会立即减少,如果是现款销售,则现金或银行账户会增加,如果没付款,则相应的往来单位应收款增加。

  支持四种预设售价,可以根据不同客户选择不同销售价格,系统会默认“预设售价1”;

  支持三种格式销售单据:普通格式、税率格式、折扣格式;

  支持负库存,即在电脑库存账为零而仓库又有货可出时,仍然能够进行销售开单;

  支持直接录入商品、客户、供货商、仓库、职员的编号;

☆  支持编号、拼音、名称的模糊查询录入;

  支持根据税后金额反算税率、和根据折后金额反算折扣;

  支持选择往来单位时,显示该单位的应收余额;

  支持在商品录入时,直接显示商品预设售价1和当前的库存数量;

  支持商品录入时,根据“客户价格跟踪”功能,自动默认该客户最近一次的销售价格;

  支持商品销售价格低于商品成本价时过账提示;

  支持对往来单位的信用额度进行查询;

  支持成本价为负提示。

  支持在销售开单中注明商品的运输方式、承运单位及电话等相关信息。

支持多人同时录单时,某单据编号已用,将提示生成新的编号;编号配置,并可选择是否可以修改。

l  销售退货单

若要进行退货处理,则需要填写销售退货单。

l  收款单

在先销售后付款的情况下,通过收款单将销售应收款及时入账,收款后现金或银行存款将增加,同时,应收也减少。系统提供按单结算功能,可以按照销售单结算。

  支持销售、收款分开处理,也支持销售开单和销售收款合并处理;

  支持现款业务、预收款业务、一笔业务分次收款处理;

l  销售统计

销售统计提供5种报表查询方式。

1、销售报表

反映了各分支机构的销售情况,是对销售业务的总结和分析;能够实时为企业决策者提供所有销售业务第一手资料。包括:

销售日报:反映某天某仓库商品销售的数量、均价、销售金额等基本销售情况;

销售月报:反映某月某仓库商品销售的数量、均价、销售金额等基本销售情况;

任意时间段销售报表:反映某一段时间内某仓库商品销售的数量、均价、销售金额等基本销售情况;

商品销售排行榜:查询一段时间内,以商品为反映对象的销售情况,查询出关于不同商品的销售数量、单价、金额、价税合计、成本金额、毛利、毛利率等信息,并且可以按销售数量、或销售金额、或毛利率、或价税合计、或销售毛利、或销售成本的升序或降序进行排序;还可以进行穿透查询,查询原始单据;

客户销售排行榜:查询一段时间内,以客户为反映对象的销售情况,查询出关于不同客户的销售数量、单价、金额、价税合计、成本金额、毛利、毛利率等信息,并且可以根据销售数量、销售金额、毛利率、价税合计、销售毛利、销售成本不同条件按升序或降序排序,并且可以查询明细状态;还可以进行穿透查询,查询原始单据;。

仓库销售排行榜:查询一段时间内,以仓库为反映对象的销售情况,查询出关于不同仓库的销售数量、单价、金额、价税合计、成本金额、毛利、毛利率等信息,并且可以根据销售数量、销售金额、毛利率、价税合计、销售毛利、销售成本不同条件按升序或降序排序,并且可以查询明细状态;还可以进行穿透查询,查询原始单据;

经手人销售排行榜:查询一段时间内,以经手人为反映对象的销售情况,查询出关于不同经手人的销售数量、单价、金额、价税合计、成本金额、毛利、毛利率等信息,并且可以根据销售数量、销售金额、毛利率、价税合计、销售毛利、销售成本不同条件按升序或降序排序,并且可以查询明细状态;还可以进行穿透查询,查询原始单据;

2、商品销售统计

以销售的商品为对象进行统计,统计某一段时间内所有或某客户、经手人、仓库的商品销售情况,包括商品的销售数量、单价、销售金额、价税合计、成本、毛利、毛利率等信息。

3、客户销售统计

是以客户为统计对象,统计某一段时间内所有或某客户购买所有或某一商品,及其经手人、仓库的情况,包括商品的购买数量、单价、销售金额、价税合计、成本、毛利、毛利率等信息。

4、职员销售统计

是以职员为统计对象,统计某一段时间内职员对所有或某客户、经手人、仓库的商品销售的情况,包括该职员/全部职员经手的商品的销售数量、单价、销售金额、价税合计、成本、毛利、毛利率等销售信息。

5、仓库销售统计

是以销售点为统计对象,统计某一段时间内各个仓库中所有或某客户、经手人、仓库的商品销售情况,包括商品的销售数量、单价、销售金额、价税合计、成本、毛利、毛利率等信息。

l  销售成本分析

销售成本分析从销售成本、商品、客户、仓库、职员出发,反映在一定期间内对不同往来单位的不同商品的销售及获利情况。在销售成本分析中还可以分析零售单和销售退货单。

(七)、借欠管理

借欠管理就是对商品的借进、借出的记录以及对该业务的查询,但是借欠管理只管理借欠商品的数量而不管商品金额。

商品的借欠直接影响到实际库存的数目和金额,对帐面库存没有影响。其数据的变化体现在对库存的查询中。只能由库管人员管理,即库存发生变化。而且,可以在经营历程里查询到已保存的借欠单据。

l  借出管理

  借出开单;对于与往来单位之间商品借出业务的记录与管理。

  借出还回:记录企业与往来单位之间借出商品的还回情况。

  借出查询中,可以了解往来单位的编号、名称,借出商品的数量。可以按单位查询、也可以按商品查询,还可以筛选单位,查看明细账。

l  借进管理

  借进开单:对于与往来单位之间商品借进业务的记录与管理。

  借进还出:记录企业与往来单位之间借出商品的还回情况。

  借进查询中,可以了解“单位编号”、“单位名称”、“借进数量”的信息。可以按单位查询、也可以按商品查询,还可以筛选单位,查看明细账。

(八)、往来管理

往来管理记录了企业与往来单位之间应收账款、应付账款及回款的变动情况,并提供对往来账务信息的查询。由此掌握往来单位对本公司的负债和公司本身的负债情况,包括明晰状况。

l  超期应收款

该功能中列出超期未收款的销售出货单。还可在此功能中取消其收货期限。

l  应收款增加/减少

  应收款是发生在公司与客户之间的往来收款业务。

  应收款增加是指在公司应该向客户收取的款项增加。

  应收款减少是指在公司与客户之间原有的应收款项收回,应收款账面减少。

l  应付款增加/减少

  应付款是发生在公司与客户之间的往来付款业务。

  应收款增加是指在公司应该付给客户款项的增加。

  应付款减少是指在公司与客户之间原有的应付款项还款后,应收款账面减少。

l  应收/应付查询

与客户的日常收款业务中,并不能每次都将交易额如数收回,中间就存在着客户应付而未付的状况和金额,应收查询就是这种状况的查询。

应付查询用于查询与客户的日常收款业务中公司应该付给往来单位的款项的负债状况和具体金额。

l  回款分析

是查询某段时间内的回款情况。可以选择权限范围内某个/某类/全部客户,也可选择权限范围内的某个/某类/全部经手人。同时提供两种查询方式 ,一种是职员回款分析,一种是客户回款分析。

(九)、财务管理

财务管理用于记录购销存主要业务以外的财务单据,并提供相关查询和重要的会计报表。查询和报表里的数据由系统中各种单据的信息自动汇集。

l  费用单

本类单据用于记录除采购付款外的公司其它费用支出。

l  其他收入单

本类单据用于记录除采购收款外的公司其它收入。

l  转款单

将银行存款从一个账户转到另一个账户,此时就要用到款单。转款不会影响到银行存款总数,但是具体银行的明细科目会产生变化,也就是转款的两个银行各自的账户数目产生变化。

l  收入查询

对公司购销存业务产生的收入的查询功能,可以查询每一类的,也可查询某时间段的明细和原始单据。

l  费用查询

对公司购销存业务产生的费用支出的查询功能,可以查询每一类的,也可查询某时间段的明细和原始单据。

l  现金银行查询

对公司购销存业务产生的资金变化(包括现金和银行存款)的查询功能,可以查询每一类的,也可查询某时间段的明细和原始单据。

l  损益表

损益表是反映企业在一定期间经营成果的报表。同时可以直接查询明细和原始单据。

l  资产负债表

资产负债表是反映企业在某一特定时期内(月末、委末、年末)财务状况的会计报表。同时可以直接查询明细和原始单据。

(十)、辅助业务

l  赠送获赠

1、赠送\获赠单

赠送单用于处理企业在经营管理中出现的物品赠送的情况。

获赠单用于处理企业在经营管理中出现的获赠物品的情况。

2、赠送\获赠查询

        商品赠送查询:以赠送的商品为查询对象,分析显示赠出的商品的数量、成本单价、成本金额等信息

        客户赠送查询客户赠送查询是以获赠的客户为查询对象,分析显示各位客户获得的商品的数量、成本单价、成本金额等信息。

        职员赠送查询职员赠送查询是发生赠送行为的职员查询对象,分析显示每个职员赠送的商品的数量、成本单价、成本金额等信息。

        商品获赠查询商品获赠查询是以获赠的商品为查询对象,分析显示获得的商品的数量、成本单价、成本金额等信息。

        供货商获赠查询供货商获赠查询是以获赠来源(即供货商)为查询对象,分析显示各往来单位的赠送商品的数量、成本单价、成本金额等信息。

l  序列号管理

只有在【网络化分销管理系统(通讯行业版)】和【网络化分销管理系统(电脑行业版)】中才有此功能。全程跟踪序列号,贯穿与采购、销售、存货的整个经营过程。序列号管理方便灵活,不是每一种商品都要有序列号,同种商品也不是每一个都要有序列号。

序列号管理有严密式和宽松两种,具体选择可在系统配置里进行设置。

  宽松式的序列号管理模式:在这种管理模式下,在商品采购入库或其他库存处理时无需记录商品序列号,但是在销售出库单中必需要求序列号的输入记录;

  严密式的序列号管理模式:对于采用序列号强制管理的商品,其每个商品与序列号一一对应,也就是该商品的数量绝对等于序列号的数量。同时,在每次商品业务流动时,系统都要求对序列号进行记录。

若在系统配置中一旦选定“序列号强制管理”,在系统开帐后不允许修改。但是admin(超级用户)可以在商品基本信息中修改“强制序列号管理”选项。但是需要有一些注意事项:

1.   将强制管理改为非强制管理时:

  如果商品数量和序列号数量均为零,那么可以直接修改;

  如果原本商品数量等于序列号,在改成非强制管理时系统将自动提示序列号的存在,在admin确认修改非强制管理后,系统会清空与商品相对应的序列号。

2.   将非强制管理改为强制管理时:

  如果商品数量和序列号数量均为零,那么可以直接修改;

  如果商品数量不等于序列号数量,也就是商品数量不为零,而序列号数量为零时,系统会提示admin将序列号补充完整后方可修改。

序列号的基本使用:

若采用序列号管理模式,则不论在严密模式还是宽松模式下,在整个业务流程中对序列号进行跟踪记录,包括了期初值的序列号录入、业务单据中商品序列号的录入、库存查询中的序列号查询。

1、在录入商品期初时,系统提供序列号输入按钮;

2、严密管理模式下,在业务单据中录入商品时,在商品列中需要输入一一对应的序列号。

注意:

  开单时不显示录入的商品序列号。在单据中的“序列号”一栏进行双击,会弹出一个序列号清单,列出该商品在此单中录入的所有序列号。商品的序列将不随单据一起打印。此单据中的全部序列号可单独打印出来。

  在输入商品时,系统会自动将库存中每个序列号显示在商品选择界面上;

3、大量的库存查询中,系统将提供序列号查询按钮,其具体使用参见『序列号处理』。

l      序列号跟踪

序列号跟踪主要是对某个序列号进行相关跟踪查询业务流程中与其有关的已审核过帐的原始单据。此处可进行模糊查询。

l      序列号处理

在序列号处理中用于展示某个时间段内,序列号的状态等基本情况,包括了终端用户信息。

本系统中为序列号提供了16种状态:库存中、已销售、已退货(指进货退货)、已报损、已赠送、受托代销库存中、受托代销已退货、受托代销已销售、受托代销已报损、受托代销已赠送、受托代销已结算、委托代销已发货、委托代销已结算、已拆装出库、受托代销已拆装出库。在序列号宽松式管理模式下,可对序列号状态进行修改。

其中可以在“序列号处理”中,对序列号写入终端用户信息、备注信息的,必须满足如下几种状态:已销售、已赠送、已返修、受托代销已销售、受托代销已赠送、委托代销已发货、委托代销已结算、已拆装出库、受托代销已拆装出库。

此模块包括单据跟踪、筛选、条件查询、序列号处理、删除序列号五项功能。前四项方面了序列的跟踪和处理。在强制管理下,只要符合“序列号数量大于商品数量”就可对序列号进行删除。因为在结冲或删除单据时,商品不复存在,但是在序列号处理中,该商品的序列号还存在。此时为了查看方面,可将多余的序列号删除掉。

l  积分返利

1、返利

在企业具体的应用中,积分返利是一种比较常见的促销业务。具体来讲,就是对达到一定销售标准的客户实行一种返利的销售政策。由于客户、销售量的不同,返利的标准也就不一样。

因此,提供积分返利的用户需要包括设定反利标准,在此基础上进行反利核算执行单的录入。系统还提供返利查询功能。

返利核算执行单中,在确定了往来单位、商品、以及返利开始与截止时间范围后,系统将自动的计算出该往来单位相应的销售数量。在“返利标准”一栏,系统将列出事先录入的返利标准以供选择,然后自动计算出应该返利的金额。

2、获利

在对客户进行返利的同时,也会有供应商对己公司购买的奖励。在系统里,这一行为叫“获利核算执行”。与返利一样,要先在返利标准里对获利的标准进行设定,再在此基础上进行获利执行。系统同样提供获利查询功能。

l  价格保护

只有在【网络化分销管理系统(通讯行业版)】和【网络化分销管理系统(电脑行业版)】中才有价格保护功能。该功能特别适用于手机行业、电脑硬件行业等企业。该行业的部分商品在市场上跌价非常快,对这部分商品实行价格保护,是供货商对保护经销商利益所采取的一种措施。该措施通过产品供应商向产品经售商补偿未销售出去的商品跌价差价的方式完成。

1、价保通知

此处可对旧的价保根据选择的条件进行查询,也可添加新的价保通知。

       若是添加新的价保通知,则需要对商品、往来单位、原价格、新价格进行选择,以及对此往来单位销售该商品的开始时间和结束时间,办理这项价保业务的截止时间进行选择。在输入了这些相关信息以后,系统将自动的生成“价保通知单”,用户可以直接将该价保通知单打印出来分发给自己的经售商。

2、价保执行

在确定了“价格保护”的标准以后,在具体发生价保业务时,需便用价保执行单。在该单据中需要输入相应的往来单位、以及商品、商品原价格、新价格等信息。只有销售商在价保期间内尚没有销售给终端客户的商品才能够参与价保(即:只有没有进行过序列号处理的商品,才能进行价格保护)。

在价保执行单中,系统自动统计出该往来单位过去“累计价保金额”。

3、价保查询

价保查询是对所有商品、所有客户实行价保具体情况的查询分析。

l  物价管理

物价管理包括物价信息、价格跟踪、促销价格管理三个方面。

1、物价信息

是对系统中所有价格信息的汇总管理。

       2、价格跟踪 

在价格跟踪中,系统将自动跟踪和记录每种商品针对于每个往来单位的最近售价和最近进价,这样可以对本次交易价格提供参考。

3、促销价格管理

       促销价格管理是对用户在一定时间内设定的对商品进行促销的价格。

在该功能中,用户需要输入促销商品的名称、针对的往来单位(此处可选一类往来单位也可选具体一个往来单位)、促销价格,以及该促销价格执行的起止时间范围。在确定以后,凡是在该期间内销售该商品,系统均按此促销价格执行。在规定时间结束后,系统销售会自动返回预设售价。

同时,『促销价格管理』可以对此促销价格进行保留,并且记录下登记人和登记时间,确保对促销活动的记录。同时,系统也提供了删除与修改的功能。

(十一)、单据处理

该项功能就是对系统中已有单据进行处理,包括草稿单据、已审核的单据、单据的统计、以及序列号的跟踪,并且能够查询出错误单据并改正。

l  业务草稿

一张单据录入完毕后,可以选择“存为草稿”,本笔单据不会影响账表的变化。也可以把已经过账的单据复制成草稿。

l  经营历程

在“经营历程”此可以查询所有已经审核过账,包括借欠的单据。还可以穿透式查询每张单据的原始单据,并提供红字冲账的功能。

l  单据统计

指本系统的所有录入的单据统计,包括销售单、销售退货、销售收款、采购单、采购退货、采购付款、调拨单、变价调拨单、调价单、报溢单、报损单、应收(付)款增加和应收(付)款减少,单据类型不同,系统要求的查询关键字就不同,统计的内容也不同。

(十二)、在线传讯和版本信息

l  在线传讯

与互联网上的OICQ软件相似,可显示在线人数、何人在线、在线人的登录时间及总共在线时间,只要操作员登录本系统,就可以给该操作员发送信息。

在线传讯不中断别人手上的工作,给人思考和缓冲;减少电话噪音;减少电话的资源占用;若是异地,还能节约费用。

l  公司信息

您可根据自己公司的情况填写“公司基本信息”栏里上面的大部分信息,但是“往来单位”、“经营商品”的数量及开账日期是系统根据基本信息中往来单位和商品的录入自动记录的。

l  版本信息

版本信息是指目前使用的这套系统的包括版本信息在内的一些基本信息。

2、应用效益 

    “任我行-网络化分销管理系统”的实施效果主要体现在两个大方面:

l  业务方面

1)      使用该系统,整个公司包括营业部、分公司在内,都在一套数据里面操作,实现对集团公司物流、资金流、信息流的统一和综合控制,整个企业是一个紧密联系、联动有序、相互制约、数据共享的高度集成的系统,彻底解决了“信息孤岛”的问题,管理流程逐渐实现规范化、制度化和透明化。

 

2)      总部可以实时监测和控制分公司和营业部的业务;监测库存状况等,规范并细化仓库管理,有效控制各类库存资源;使整个公司的流动资金占用大幅度减少、各种采购、销售计划趋向合理化、市场预测、企业决策的及时和准确;

 

3)      各分公司和营业部与总部的对帐、与商业单位的对帐,都可以在一套数据里面,避免多套帐“拉锯式”地对帐,大大提高企业运转效率,同时又避免出差错;

 

4)      加大对商业单位管理和控制力度,增加商业单位数据获取渠道,提高对商业单位的管理,减少死呆账。对客户需求和市场应变能力的提高;企业所有产品实行统一的标准化管理,减少数据冗余,增加信息的准确化、标准化和集成化。

 

5)      支持移动办公。领导层可以出差在外,随时查询和操作企业业务状况。集团整个业务可以“牢牢抓住”,管理“游刃有余”

 

l  办公信息交流方面

公司以前的信息交流依赖于传真、电话。使用“任我行-网络化分销管理系统”的OA功能,利用公告板和对各分支机构的公告板,整个公司信息交流在快速、高效方面将得到提高。利用BBS论坛,将加强公司整体的交流,克服了办公时间不统一带来的不便。利用资料文档存放公司的规章制度、产品资料等,记录公司的业务活动等,将真正实现网络时代的“协同办公”。

      


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